Asigurarea respectării regulilor privind Protecția Datelor Personale

Photo by Nitish Meena on Unsplash

Asigurarea respectării regulilor privind Protecția Datelor Personale

1.       Identificați ce date personale prelucrați.

Datele personale sunt orice date care privesc persoane fizice.

2.       Verificați dacă există sisteme care să recunoască categoriile de date personale.

Rețineți că datele legate de originea rasială sau etnică, de convingerile politice, religioase, filozofice sau de natură similară, de apartenenţa sindicală, precum şi a datelor cu caracter personal privind starea de sănătate sau viaţa sexuală, datele genetice, biometrice, orientarea sexuală și datele care permit identificarea unică a persoanei sunt date speciale, și pentru acestea trebuie să adoptați un regim special de prelucrare.

3.       Verificați dacă există proceduri scrise privind prelucrarea datelor personale.

4.       Verificați dacă aveți un sistem de obținere a consimțământului neechivoc de la persoanele vizate privind prelucrarea datelor personale.

5.       Fiți transparenți față de persoanele vizate, asupra modului și scopului prelucrării datelor lor.

Puneți la dispoziție, de la momentul primei prelucrări,  informații despre:

-          Identitatea și datele de contact ale celui care prelucrează datele,

-          Scopul prelucrării și baza legală,

-          Dacă datele personale vor fi transmise către terți și în ce scop,

-          Ce terți sau categorii de terți vor primi eventual datele personale,

-          Dacă datele vor fi transmise către alte state și ce măsuri de siguranță au fost luate pentru această situație,

-          Perioada pentru care datele sunt păstrate sau criteriile care determină perioada de păstrare a datelor.

6.       Puneți la dispoziția persoanelor vizate un sistem prin care să se poată opune la prelucrarea datelor, sau să solicite restricționarea acestei prelucrări.

7.       Puneți la dispoziția persoanelor vizate un sistem prin care să poată solicita ștergerea, rectificarea sau transferul datelor către terți.

8.       Verificați dacă sistemele de prelucrare a datelor sunt în măsură să asigure ștergerea, și rectificarea datelor personale.

9.       Verificați dacă puteți asigura portabilitatea datelor, sistemele putând pune la dispoziția persoanei vizate datele într-o formă structurată și într-un format comun, ușor de citit de pe orice platformă.

10.   Verificați capacitatea de a restricționa prelucrarea datelor, (de exemplu când există obligația legală de a păstra datele dincolo de necesitățile efective de utilizare).

11.   Verificați dacă resursele IT pot îndeplini cele de mai sus.

12.   Verificați dacă datele personale sunt protejate prin măsuri de criptare.

13.   Organizația are măsuri de securitate implementate care să asigure confidențialitatea, accesibilitatea și integritatea datelor?

14.   Verificați dacă există capacitatea de reacție în cazul de breșe de securitate privind datele personale privind informarea autorităților precum și persoanele vizate. În majoritatea cazurilor termenul de notificare este de 72 de ore de la momentul la acre a fost cunoscută breșa de securitate.

15.   Asigurați un program periodic de testare și evaluare a sistemelor legate de prelucrarea datelor personale.

16.   Verificați dacă există un sistem care documentează toate intervențiile asupra datelor personale.

17.   În cazul în care transferați date în afara Uniunii Europene sunt luate măsuri asiguratorii pentru această situație?

18.   Verificați dacă pot fi documentate toate transferurile de date către terți,

19.   Ați efectuat o Evaluare de Impact asupra Protecției Datelor. Această evaluare este recomandată în toate cazurile și obligatorie când:

(a) unei evaluări sistematice și cuprinzătoare a aspectelor personale referitoare la persoane fizice care se bazează pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, și care stă la baza unor decizii care produc efecte juridice privind persoana fizică sau care o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;

(b)	prelucrării pe scară largă a unor categorii speciale de date, menționată la articolul 9 alineatul (1), sau a unor date cu caracter personal privind condamnări penale și infracțiuni, menționată la articolul 10; sau

(c)	unei monitorizări sistematice pe scară largă a unei zone accesibile publicului.