Ideile urmatoare vin dintr-o discutie legata de eficientizarea activitatii unui birou de avocatura, dar probabil se aplica oricarui biou. Deci:
- ai locuri unde se "gatuie" frecvent activitatea. Asta inseamna ca:
a. oamenii de acolo au sarcini foarte imprecis descrise si frustrante,
b. resursele alocate sunt insuficiente.
- prea multi care verifica. Daca un document trece pe la multe persoane, verifica ce valoare adaugata are fiecare in parte. Deobicei o sa constati ca foarte putini fac ceva concret la acel document.
- in general asculta de cei de la nivelul de jos cand intocmesti un proces de verificare a documentelor. Sefii vor exagera intotdeauna necesitatea unor verificari, ca sa-si justifice importanta si activitatea.
- stabileste clar circuitul documentelor mai ales in era electronica. Tendinta este sa se faca copii peste copii ale aceluiasi document pina cand nimeni nu va sti cine are ultima versiune verificata si aprobata.
- rapoartele incarca timpul personalului de executie cu activitate neproductiva, iar sefii isi autojustifica existenta cu citirea lor. Stabiliti clar (si cu zgarcenie) de ce rapoarte e nevoie, si nu derogati de la acestea.
Comentarii