Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 așa cum a fost modificată prin Legea nr. 26/2023 impune o serie de obligații în cazul reorganizării sau desființării societăților cu privire la arhive.
În cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, se preiau de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
În cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanţarea transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de către lichidator, din fondul de lichidare, în condiţiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenţei, cu modificările şi completările ulterioare, sau, după caz, din averea debitorului.
În vederea realizării activităţilor prevăzute mai sus se instituie obligaţia notificării Arhivelor Naţionale sau, după caz, a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
a) de către lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenţei unui creator sau deţinător de documente şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor, cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi;
b) de către operatorii economici prevăzuţi la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la încheierea contractelor cu privire la documentele preluate în baza contractelor astfel încheiate;
c) de către persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiinţaţi cu privire la predarea arhivei şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor , cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi.
Notificarea conţine toate denumirile anterioare cunoscute ale creatorilor desfiinţaţi/dizolvaţi, de la înfiinţare şi până la desfiinţare sau radierea din registrul comerţului, după caz.
Creatorii ori deţinătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, în termen de maximum 60 de zile calendaristice, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, depusă în format letric sau în format electronic, certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează ori le deţin, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
Creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale documentele care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau pe care le deţin, inclusiv în cazul dizolvării sau lichidării realizate conform Legii societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Comentarii